(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めがあるもののほか、本町における文書の収受、処理、保存その他文書事務管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則等)

第3条　本町における事務は、文書により処理することを原則とする。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、この訓令に定める職務を行うほか、本町における文書管理事務を総括する。

(課長の職務)

第5条　課長は、課における文書管理者となり、常に文書事務が適正かつ円滑に行われるよう、課員を指揮監督しなければならない。

第6条から第8条まで　削除

(文書の規格及び文書事務に必要な帳票)

第9条　文書は、原則として、日本工業規格A判の規格の用紙を用い、文書事務の取扱いに関し必要な帳票は、次に掲げるところによる。

(文書の種別)

第10条　文書の種別は、おおむね次のとおりとする。

(公示令達文の書式)

第11条　公示令達文の書式は、次に掲げるところによるものとする。

(一般文書の文例)

第12条　公示令達文及び議案以外の文書(以下「一般文書」という。)の作成基準は、別に定めるところによる。

(付せん返戻文書の文例)

第13条　付せんによって却下返戻又は返送する文書の文例は、原則として、付せん返戻文書の文例(書式第6号)による。

(文書等の受領)

第14条　本庁に到達した文書等は、総務課において受領するものとする。ただし、課に直接到達した文書等については、課において受領することができる。

(郵便料金未納等の文書等の取扱い)

第15条　郵便料金の未納又は不足の文書等が到達したときは、公務に関するものであることが明らかである文書等に限り、未納又は不足料金を郵便切手等により支払って受領することができる。

(文書等の配布)

第16条　総務課において受領した文書等は、次に掲げるところにより配布するものとする。

(数課に関連ある事務の主管)

第17条　2以上の課に関連ある事項は、その関係の多い課において主管するものとする。その主管について異なる意見があるときは、町長が定める。

(課が明らかでない文書等の取扱い)

第18条　総務課は、課が明らかでない文書等については、その取扱いについて、速やかに上司の指示を受けなければならない。

(文書等の収受)

第19条　課において受領し、又は配布を受けた文書等は、次に掲げるところにより収受するものとする。

(電子文書の収受)

第19条の2　前条第1号本文の規定にかかわらず、電子メール、磁気ディスク等の記録媒体によって到着した文書(以下「電子文書」という。)は、原則として電子決裁システムにより回付するものとする。ただし、電子決裁により難い場合その他課長が必要と認める場合は、用紙に出力し、収受用紙を添付して回付することができる。

(文書等の交付)

第20条　課長は、回付を受けた文書等、収受用紙及び文書管理システムの内容を確認した上で、当該文書等に係る事務担当係長に、これを交付しなければならない。

(交付前の閲覧)

第21条　課長は、回付を受けた文書であって、重要若しくは異例と認められるものは、交付前に副町長を経て、町長の閲覧を経なければならない。

(処理方針)

第22条　課長は、課内の文書を処理するに当たっては、自らが処理すべきもののほか、当該文書の事務処理を担当する課長補佐及び係長に対しその処理方針を示し、正確にこれを処理させなければならない。

(文書の処理期限)

第23条　文書は、直ちに処理し、処理期限のあるものについては、これを経過しないようにしなければならない。

(重要文書の処理)

第24条　重要と認められる文書には、欄外上部に「重要」の文字を朱書しなければならない。

(電話又は口頭による処理)

第25条　電話又は口頭によって処理しようとする事の中、重要なものは、電話・口頭用紙(様式第7号)にその必要事項を記入し、課長の承認を経て通話しなければならない。

(文書の作成)

第26条　文書の作成は、次に掲げるところにより行わなければならない。

(起案)

第27条　起案は、文書管理システムにより行わなければならない。ただし、定例的又は軽易な事案については、付せん用紙(様式第11号)又は当該文書の余白に処分案を朱書し、若しくは処分印を押し、又は課においてあらかじめ定めた処理様式、簿冊、伝票等を用いて処理することができる。

(起案の要領)

第28条　起案は、前条の規定によるもののほか、次に掲げるところにより行わなければならない。

(経由文書)

第29条　町を経由して行政官庁等に進達しなければならない文書で、副申を必要とする場合は、前条に準じて取り扱わなければならない。

(供覧)

第30条　事案の処理を要しない文書については、収受に係る文書は電子決裁システム又は収受用紙により、その他は当該文書の余白に「供覧」と記入する等の方法により関係者の閲覧に供しなければならない。事案の処理を要する文書のうち、あらかじめ関係者の閲覧に供することが適当と認められるものについても、同様とする。

(決裁区分)

第31条　文書の決裁区分は、次に掲げる3種類に区分するものとし、伊方町事務決裁規程(平成17年伊方町訓令第3号)の定めるところにより処理しなければならない。

(回議)

第32条　起案文書は、電子決裁システムにより速やかに回議し、決裁を受けなければならない。ただし、電子決裁により難い場合その他課長が必要と認める場合は、関係書類に起案用紙を添付して回議することができる。

(至急文書)

第33条　至急に処理しなければならない事案に係る起案文書を起案用紙により回議する場合にあっては、欄外上部余白に「至急」と朱書し、起案者が持ち回ることを原則とし、やむを得ない場合は、その内容を説明できる者がこれに当たらなければならない。

(機密文書)

第34条　機密の取扱いを要する起案文書は、課長又は特に指定された者が起案し、起案用紙により回議する場合にあっては、欄外上部余白に「秘」と朱書し、自らが持ち回り、又は封入して授受しなければならない。

(合議)

第35条　他の課に関係のある起案文書で必要のあるものは、課長に回議し、決裁を受けた後、関係がある他の課長に合議しなければならない。

(起案文書の改廃)

第36条　決裁又は合議を経た起案文書を改廃しようとするときは、その旨を表示し、その改廃案について、再決裁を受け、必要に応じて、関係がある他の課長に合議しなければならない。

(決裁等の方法)

第37条　決裁は、電子決裁、押印又はサインにより行うものとする。回議又は合議の場合も、同様とする。

(文書管理システムへの記録等)

第38条　決裁を受けた起案文書(以下「決裁文書」という。)で文書番号を必要とするもの(第11条第1号から第4号までに掲げる文書を除く。)は、課において文書管理システムに必要事項を記録し、当該文書に文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、文書記号及び文書番号を付することが適当でない文書並びに軽易な文書については、これらを省略することができるものとする。

第39条　第11条第1号から第4号までに掲げる文書は、決裁後直ちに総務課において令達番号簿(様式第12号)に必要事項を記載し、暦年の種別及び暦年毎の一連番号を付けて処理しなければならない。

(議案等の処理)

第40条　議案その他町議会へ提出する必要がある文書は、決裁後直ちに総合政策課長に送付しなければならない。

(文書の発信者名等)

第41条　発送する文書には、記号、番号、年月日を記入し、施行する文書の発信者名は、次に掲げるところによる。

(文書の浄写及び校合)

第42条　文書の浄写は、すべて主管課においてし、校合は立案者においてしなければならない。

(公印の押印)

第43条　施行する文書には、伊方町公印規則(平成17年伊方町規則第11号)の定めるところにより公印を押すとともに、決裁文書との間に契印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、公印又は契印の押印を省略することができるものとする。

(文書等の発送)

第44条　本庁における文書等の発送事務は、総務課において取り扱う。ただし、緊急を要する場合又は運送業者に運搬を委託する文書等は、直接、課において発送できるものとする。

第45条　文書等を発送しようとするときは、課において封入し、あて先等必要事項を記入した当該文書等を総務課に送付するものとする。

第46条　総務課は、課から発送文書等の送付を受けたときは、次に掲げるところにより発送処理を行うものとする。

(文書の整理及び保管の原則)

第47条　文書は、必要なときに直ちに取り出せるように、完結していない文書(以下「未完結文書」という。)と完結している文書(以下「完結文書」という。)とに区分し、常に整然と分類して整理の上、所定の場所に保管しなければならない。

(文書の整理)

第48条　文書の整理は、原則として、簿冊方式により行うものとする。ただし、文書管理システムに記録された文書及び図面等簿冊方式で保管することが困難なものについては、この限りでない。

第49条から第53条まで　削除

(文書の保管)

第54条　課における文書の保管は、原則として簿冊単位で行うものとし、保管の対象となる簿冊は、次に掲げるものとする。

(完結文書の移替え)

第55条　課は毎年5月から6月まで(以下「文書整理期間」という。)に、保管期間が満了した文書の移替えを行うものとする。

(文書の保存期間)

第56条　文書の保存期間は、次の6種とし、完結した翌年度から起算する。

(保存期間の変更)

第57条　前条の規定により決定された文書の保存期間は、課長と総務課長が協議の上、これを延長し、又は短縮することができる。

(保存文書の管理)

第58条　総務課長は、保存文書を保存する書庫の割振りを行うとともに、保存管理に関する各課への指示を行う等適切な措置を講ずるものとする。

第59条　課長は、保存文書を保存管理するときは、当該書庫の書棚において、保存期間別、年度別及び文書分類記号番号順に整理して行うものとする。

(書庫の管理)

第60条　総務課長は、当該書庫を常に清潔に保ち、火災、虫害、盗難等の予防その他文書保存上適切な措置を講じなければならない。なお、書庫において、喫煙その他火気の使用をさせてはならない。

(保存文書の利用)

第61条　保存文書を利用しようとする職員は、保存文書利用簿(様式第23号)に所定の事項を記載して、総務課長の承認を得なければならない。

(文書の廃棄)

第62条　課は、文書整理期間中に、文書の廃棄を行わなければならない。

(廃棄の方法)

第63条　文書の廃棄は、次に掲げる方法で行わなければならない。

(その他)

第64条　この訓令の施行に関し必要な事項は、別に定める。