町ホームページでの個人情報の漏えいについて

　10月7日、町ホームページに掲載したふるさと応援寄附金申込書の様式に個人情報を含む状態で公開されていたことが発覚し、即時公開を停止しました。
　このような事態を招きましたことを深くお詫び申し上げますとともに、今後、同様の事態が発生することのないよう、再発防止に取り組んでまいります。

　町ホームページに掲載したふるさと応援寄附金申込書の様式（Excelファイル）に、郵送やＦＡＸによる様式送付を希望された方の申込者欄の内容を記入済みのシートが含まれる状態で公開していました。
　10月7日、町の担当者が気づき、公開を停止しました。

１　漏えいした個人情報の内容
　　住所、氏名、電話番号

２　漏えいした個人情報の人数　５人（電話番号については４人）

３　経過
　・令和3年10月4日 15:20頃　申込書様式を修正し、ホームページを更新しました。
　・令和3年10月7日 9:45頃　様式に個人情報が含まれた状態で公開されていることに気付き、直ちに当該ページの公開を停止しました。

４　対応状況
　個人情報が漏えいした方全員（5人）に対して、令和3年10月7日中に電話連絡し、経緯を説明たうえで直接謝罪しました。

５　原因
　郵便又はＦＡＸによる申込書の送付を希望された方に、町側で申込者欄を記載して送付していました。
　個人情報を記載したデータは、様式と同一のExcelファイル内に別シートとして保存していましたが、当該シートの存在を失念して様式として公開してしまいました。

６　漏えいの状況
・対象ファイルが掲載されたページの閲覧数
　10/4 17回、10/5 15回、10/6 13回、10/7 15回
・対象となるExcelファイルのダウンロード状況は不明

７　今後の再発防止策
・ホームページ掲載前に複数人で内容を確認します。
・今後、様式と送付用のデータは別ファイルとして管理します。