○伊方町教育委員会事務局文書編さん保存規程
平成17年4月1日
教育委員会訓令第2号
(趣旨)
第1条 この訓令は、教育委員会における完結文書の編さん保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(完結文書の編さん方法)
第2条 完結文書は、それぞれ主務課において文書保存年限別基準表(別表)に従い、次により編さん製本しなければならない。
(1) 10年以上保存の文書には各簿冊ごとに目次(様式第1号)をつけ、施行順に編てつすること。ただし、特に目次を不必要と認めるものにはこれを省略することができる。
(2) 1事件であって数部門に関連したものは、その関係の深い部門につづり、その他の関係部門には、それぞれ目次欄にその編てつ箇所を明記すること。
(3) 2以上の完結文書で保存年限を異にする場合において、その文書が相互に極めて密接な関係を有するときは、その長期のものにより編てつすること。
(4) 収支に関する文書は、会計年度ごとに、その他の文書は、暦年ごとに編てつすること。
(5) 年又は年度にまたがって処理した文書は、その事案が完結した年又は年度の分として編てつすること。
(6) 絵図面、写真等で簿冊に編さんすることが困難と認められるものは、袋等に納め、又は結束してこれに所属する課及び事業名、保存年限等を付記すること。
(7) 1年分の簿冊の厚さが10センチメートルを超過するものは、適宜分けつづりをし、4センチメートルに満たないものについては数年分を合冊し、又は保存年限が同一で類似した数冊を併合することができる。
(8) 編てつした文書には、その表紙に様式第2号による表示を記載すること。
(文書の保管)
第3条 機密文書、例規その他日常事務処理上必要とする完結文書は主務課で整理保存することができる。
2 製本した文書は、文書台帳(様式第3号)に記録して書庫に保存しなければならない。ただし、保存年限3年以下のものは、仮編さんのまま保存することができる。
(保存期間)
第4条 文書の保存期間は、次の4種とし、その分類については別表に掲げる区分基準によるものとする。
第1種 永年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
2 前項の保存期間は、暦年によるものはその処理の完結した翌年の1月1日から、会計年度によるものはその処理の完結した翌年度の4月1日から起算する。
(書庫の管理)
第5条 書庫内は常に整とんし、火災、盗難、虫害、汚湿の予防その他文書保存上適切な措置を講じなければならない。
(保存文書の庁外持出し)
第6条 保存文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、特に教育長の許可を得たときはこの限りでない。
(部外者の文書閲覧等)
第7条 部外者から保存文書の閲覧又は謄写の請求があったときは、教育長の指示を受けなければならない。
(保存文書の廃棄)
第8条 保存の期間を過ぎた文書は、教育長の決裁を経て廃棄処分をする。ただし、なお引き続いて保存の必要があるものは保存年限を延長することができる。
2 保存期間が満了しない文書であっても既に保存の必要がないと認められるものについては、前項に準じて処分することができる。
3 前2項の規定により文書を廃棄するときは、主務課長は文書台帳に「×年×月×日廃棄」と記入し、その文章中に印影等で他に利用されるおそれがあるもの又は秘密に属するもの等の有無を確認しなければならない。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
別表(第2条、第4条関係)
文書保存年限別基準表
永年保存
(1) 町の条例、町教育委員会の規則、訓令、告示、例規となるべき通達等の原議
(2) 教育財産に関するもの
(3) 許可、認可、承認等に関するもので重要なもの
(4) 人事関係書類で重要なもの(人事主管課、所管のもの)
(5) 重要な事業施設に関するもの
(6) 町教育の史実に関するもの
(7) 町教育行政の基本となる重要な統計表
(8) その他永久保存の必要を認められるもの
10年保存
(1) 町教育委員会の例規に準ずる比較的重要なもの
(2) 争訟に関するもので重要なもの
(3) 予算及び決算に関するもので重要なもの
(4) 許可、認可、承認等に関するもの
(5) 国、県又は町教育委員会が行う事業に関する重要なもの
(6) その他10年保存の必要を認められるもの
5年保存
(1) 予算及び決算に関するもの
(2) 請願及び陳情に関するもので比較的軽易なもの
(3) 国、県又は町教育委員会が行う事業に関するもの
(4) 報告、届出、復命等のもので比較的重要なもの
(5) その他5年保存の必要を認められるもの
3年保存
(1) 各課間の通知又は往復もので比較的重要なもの
(2) 年次の原簿、台帳類で軽易なもの
(3) その他3年保存の必要を認められるもの
保存を要しないもの
上記以外の文書については、保存を要しないので毎年度末又は毎年ごとに廃棄しなければならない。
