○伊方町職員の旧姓使用取扱規程
令和3年2月25日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、一般職に属する職員(地方公務員法(昭和25年法律第261号)第22条の2第1項第1号に定める会計年度任用職員及び同法第22条の3第4項の規定により任用された臨時的任用職員を除く。以下「職員」という。)が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を職場において使用することに関し、必要な事項を定めるものとする。
(旧姓を使用することができる文書等)
第2条 旧姓を使用することができる文書等は、旧姓を使用しても法令等に抵触するおそれがなく、かつ、職務遂行上支障がないと認められる文書等とし、別表第1に掲げる基準に該当するものとする。
2 旧姓を使用することのできない文書等は、別表第2に掲げる基準に該当するものとする。
(旧姓使用の申請)
第3条 職員は、旧姓の使用の承認を受けようとするときは、旧姓使用承認申請書(様式第1号)により、町長の承認を受けなければならない。
2 前項の旧姓使用承認申請書は、所属長を経由して総務課長に提出するものとする。
(承認の通知)
第4条 町長は、旧姓の使用を承認したときは、旧姓使用承認書(様式第2号)により、所属長を経て当該職員に通知するものとする。
(旧姓使用の取消し)
第5条 町長は、旧姓の使用を承認した後において、当該旧姓使用が、職務遂行上又は事務処理上支障があると認めるときは、当該旧姓使用者に関わる旧姓使用の承認を取り消すことができる。
2 町長は、前項の規定により旧姓使用の承認を取り消したときは、その旨を当該職員に通知するものとする。
(旧姓使用の中止等)
第6条 旧姓を使用している職員が、その使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第4号)を、所属長を経由して総務課長に提出しなければならない。
2 前項の規定により旧姓の使用の中止を届け出た職員は、特段の事情なく再び旧姓の使用を申請することはできない。
(責務)
第7条 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するに当たり、常に町民、職員等に誤解や混乱を生じさせないよう努めなければならない。また、当該職員は、人事異動に当たり、事務処理上の混乱が生じないよう新たな所属長に対して、旧姓を使用していることを申し出なければならない。
2 所属長は、所属職員の旧姓使用に関し適正な運用が図られるよう努めなければならない。
(会計年度任用職員に係る再度の任用の場合等の取扱い)
第8条 会計年度任用職員のうち旧姓を使用していた者で、前会計年度に引き続き翌会計年度において同一の職種内容の職に任用されるときは、引き続き旧姓を使用することができる。
(他団体への職員派遣)
第9条 国及び他の地方公共団体等へ派遣された職員の旧姓の使用については、派遣先団体の取扱いによるものとする。
(その他)
第10条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年3月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の前に婚姻等により戸籍上の氏が変更された職員であって、旧姓の使用を希望する者は、この訓令の施行日から令和3年3月31日までの間、旧姓の使用の申請をすることができる。
別表第1(第2条関係)
旧姓を使用することができる文書等
基準 | 主な文書等の例 |
1 対外的にも使用されるが、職員の氏名が記載されているのみで、特別な法律関係を生じさせるおそれのない文書等 | (1) 職員録 (2) 職員名札、名刺 (3) 座席表 |
2 専ら組織内部及び職員間で使用される文書等で、容易に職員の同一性を確認できるもの | (1) 起案用紙、収受用紙 (2) 回覧及び決裁に係る押印 (3) グループウェア等の氏名 (4) 人事異動内示 (5) 事務分担表 |
3 職員の権利又は義務に係る文書等で、容易に職員の同一性を確認できるもの | (1) 出勤簿 (2) 休暇願 (3) 時間外勤務命令簿 (4) 私事旅行願 (5) 職務免除願 |
4 その他 | その他法令等に基づかない文書等で、公務遂行上旧姓を使用しても支障がないと町長が認めるもの |
別表第2(第2条関係)
旧姓を使用することができない文書等
基準 | 主な文書等の例 |
1 公権力の行使に関わるもの | (1) 立入検査、徴税等の行政処分に関する文書 (2) その他職員の身分に基づいて行う行政行為に関する文書 |
2 職員の権利及び義務に関する文書等のうち、他の機関に与える影響が大きいもの | (1) 給与の支給に係る各種手続に関するもの (2) 育児休業承認請求書 (3) 税務署等に提出する文書 (4) 共済組合に提出する文書 (5) 銀行等に提出する文書 (6) 地方公務員災害補償基金等に提出する文書 (7) 職員派遣に関する文書 |
3 身分関係に関わる文書等で法令等に基づくもの | (1) 法令等に基づく身分証明書 (2) 辞令書 (3) 履歴書 (4) 宣誓書 (5) 分限、懲戒等の処分に関する文書 (6) 退職に関する届出 |